Luova ja tehokas valmistelu - mission impossible?
Helsingin hallinnossa kuohuu. HS:n (3.10.19) mukaan Vapaavuori, Sinnemäki ja Razmyar ovat ilmiriidoissa kaupungin johtamisesta. Kriisin ytimessä on vastikään torpattu keskustatunneli. Näyttää siltä, että riidan osapuolilla on jossain määrin erilainen näkemys hyvän hallinnon ja erityisesti hyvän valmistelun ominaispiirteistä.
En tunne Helsingin hallinnon kiemuroita, enkä ota kantaa keskustatunnelin tarpeellisuuteen, mutta arvelen kuitenkin, että hyvän valmistelun pitäisi olla samanaikaisesti sekä luovaa että tehokasta. Luovan ja tehokkaan valmistelun ominaispiirteet voidaan tiivistää oheiseen kuuteen teesiin.
1. teesi: Vuorovaikutus
Valmistelukulttuuri voi olla tehokas ja päämäärätietoinen, mutta samalla avoin luovuudelle ja innovatiivisuudelle. Tällaisen valmistelukulttuurin kehittymiselle luovat pohjaa sisäinen ja ulkoinen vuorovaikutus ja kytkeytyneisyys, sekä myönteisesti kumuloituvan ja uusia mahdollisuuksia luovan palautteen ja tasapainottavan ja vaihtoehtoja rajaavan palautteen yhdistelmä.
2. teesi: Luottamus
Luottamus toimii valmistelusysteemiä koossapitävänä liimana, joka heijastuu myönteisesti valmistelusysteemin sosiaaliseen pääomaan. Luottamus vähentää kompleksisuutta ja lisää ennustettavuutta sekä valmistelusysteemin riskinsietokykyä. Luottamus konkretisoituu asioiden sujumisena.
3. teesi: Merkityksellistäminen
Merkityksellistäminen perustuu informaation lisäämisen sijaan ristiriitaisen ja epätäydellisen informaation kollektiivista tulkintaa tukeviin toimintatapoihin. Formaalisen tiedon ohella merkityksellistämisessä hyödynnetään informaalista tietoainesta.
4. teesi: Sisäiset mekanismit
Sisäiset mekanismit ohjaavat valmistelusysteemin toimijoiden ennakointia, tulkintaa ja merkityksellistämistä. Ohjaaminen voi olla luonteeltaan ylläpitävää tai edistävää.
5. teesi: Monimuotoisuus
Toimintaympäristön monimuotoisuuden ilmeneminen valmistelusysteemissä laajentaa valmistelusysteemin havainnointi- ja toimintakykyä. Samalla monimuotoisuus edistää valmistelusysteemin mahdollisuuksia sopeutua ja reagoida ympäristöönsä.
6. teesi: Ajoitus
Valmisteluprosessissa on solmukohtia, joista haarautuu tulevaisuuden mahdollisuuksia, ja joissa tehdyt valinnat vaikuttavat tulevaisuudessa avautuviin mahdollisuuksiin. Valmistelusysteemi kehittyy yhdessä ympäristönsä kanssa.
Em. on helpommin sanottu kuin tehty. Idearikkaan ja tehokkaan valmistelun (punaisella rajattu lohko oheisessa kuvassa) sijaan seurauksena voi olla idearikasta mutta tehotonta valmistelua tai tehokasta mutta ideaköyhää valmistelua. Jos oikein huonosti käy, valmistelu on sekä tehotonta että ideaköyhää.
Ajatuksenjuoksua on avattu tarkemmin vuonna 2007 valmistuneessa väitöskirjassa ”Kompleksisuusteoreettinen tulkinta hallinnollisen tehokkuuden ja luovuuden yhteensovittamisesta kunnallisen päätöksenteon valmistelutyössä”.
