Organisaatioilla on perverssi suhde tietoon
Otsikon ajatus ei ole omani vaan johtopäätös Martha D. Feldmanin ja James G. Marchin liki neljänkymmenen vuoden takaisesta artikkelista Information in Organizations as Signal and Symbol (Administrative Science Quarterly 1981, 26:2, 171–186). Big data on muuttanut nykyorganisaatioiden tietokäyttäytymistä, mutta perversiot eivät ole hävinneet. Ehkä kysymys ei ole organisaatioiden valinnasta vaan niiden ominaispiirteestä.
Miksi näin? Periaatteessa vastaus on yksinkertainen: organisaatiot koostuvat ihmisistä ja me ihmiset olemme vajavaisia.
Uusimmassa Kanavassa (7/2016) yleisen valtio-opin dosentti Seppo Tiihonen avaa ihmisen rajoittunutta tietojenkäsittelykapasiteettia tukeutumalla Jerusalemin heprealaisessa yliopistossa vaikuttaneen professorin Yehezkel Drorin ajatuksiin järjen perversiosta ja motivoituneesta irrationaalisuudesta. Järjen perversio kertoo ihmismielen taipumuksesta virheisiin, joka näkyy esimerkiksi liian vahvana luottamuksena heikkoihin todisteisiin ja pitäytymisenä vanhoissa toimintaoletuksissa. Järjen perversio mahdollistaa motivoituneet irrationaalisuuden eli faktojen korvaamisen yhtäältä tunteilla ja mielihaluilla ja toisaalta toiveilla ja peloilla. Drorin ohella ihmisen kyvyttömyyden rationaaliseen päätöksentekoon ovat havainneet monet nobelistit kuten Herbert A. Simon ja Daniel Kahneman.
Ihmisen kognition rajoittuneisuus on osa yhtälöä, jonka toisena muuttujana ovat tilanteet, jotka ohjaavat ihmisten käyttäytymistä. Oxfordin yliopiston professori Christopher Hoodin mukaan organisaatioissa luodaan, haetaan, jaetaan ja sovelletaan tietoa, jotta valinnat ja päätökset ovat tekijänsä näkökulmasta mahdollisimman hyviä. Tällaisen hyötylogiikan vastavoimana organisaatioissa vaikuttaa kuitenkin aina myös moitteen välttämisen (blame avoidance) periaate. Moitteen välttämisessä motiivina ei ole asiantilojen parantaminen vaan syntipukiksi joutumisen välttäminen. Päätöksenteko kohdistuu tulevaisuuteen, josta kukaan ei voi olla varma. Huolellisestakin vaihtoehtojen analysoinnista huolimatta päätös voi osoittautua tulevaisuudessa kehnoksi. Huoli syylliseksi leimautumisesta voi johtaa käyttäytymiseen, jossa tietoa haetaan ja sovelletaan – ei asiantilojen parantamiseksi – vaan asianomaisten selustan turvaamiseksi. (Ks. myös Jarmo Vakkurin pääkirjoitus Kenen syy? / Kunnallistieteellinen aikakauskirja, 2013, 2: 131-134.)
Yhtenä visaisimmista organisatorisen perversion muodoista on informaation systemaattinen ylituotanto. Feldmanin & Marchin mukaan tämä johtuu ennen kaikkea vinoutuneista kannustimista. Vinoutuneilla kannustimilla he tarkoittavat mekanismia, jossa tiedon hankintaan liittyvät kustannukset ja tiedon hankinnan hyödyt jakautuvat epätasaisesti. Tiedon keräämisen ja hyödyntämisen funktiot ovat toisistaan erillään. Käytäntönä on, että tiedonhankinnan käynnistävät päätökset tehdään ylempänä kuin itse työ. Tämä antaa päätöksentekijöille mahdollisuuden siirtää osa tiedonhankinnan kustannuksista muiden kannettavaksi samalla, kun he itse korjaavat hyödyn.
Vincitin toimitusjohtaja Mikko Kuitunen purkaa omia kokemuksiaan informaation systemaattisesta ylituotannosta Talouselämässä (28.10.16) seuraavasti:
Päätöksiä tekevät eivät ole tarkoituksellisesti ilkeitä. Kysymys on ennemminkin siitä, että he ovat alttiita kahdenlaiselle kritiikille: jos päätöksen jälkeinen aika osoittautuu erilaiseksi kuin päätöksentekohetkellä kuviteltiin, heitä voidaan syyllistää sekä riittämättömästä että liiallisesta informaation hankinnasta. Ensimmäinen vaihtoehto on huomattavasti todennäköisempi, mistä johtuen päätöksentekijöillä on taipumusta preferoida liiallista informaation keräämistä. Vaikka seurauksena voikin olla päätöksenteon kannalta epäkuranttia informaatiota, olennaista on, että (liiallinen) informaatio on päätöksentekijän näkökulmasta turvallisuudentunnetta lisäävä tekijä.
En vähättele tiedon merkitystä päätöksenteossa. Päinvastoin: datan on syytä antaa puhua, mutta välillä on hyvä varmistaa, että asianosaiset myös kuuntelevat, mitä sillä on sanottavanaan. Ilman sitä hyvän tavoittelun sivutuotteena syntyy symbolista ja rituaalinomaista tietokäyttäytymistä.
(Feldmanin ja Marchin artikkelin löydät täältä).
